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Administrative Officer H/F

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Profil de l'entreprise

En seulement quelques décennies, notre client est devenu l’un des premiers fabricants mondiaux d’ascenseurs avec des capacités d’ingénierie uniques.

Une solution de mobilité urbaine bien conçue réduit les encombrements, la pollution, le stress et la consommation d’énergie. À la fois novateurs, efficaces et fiables, nos systèmes de transport de passagers permettent d’optimiser la mobilité au sein des villes. Qu’il s’agisse de construire un nouveau système de pointe ou de moderniser un système existant, nos produits délivrent une efficacité sans compromis en termes de temps et d’énergie

En tant qu’exemple, respecter et faire respecter les prescriptions et procédures en matière de compliance, sécurité&santé&bien-être, qualité et environnement

Administrative Officer H/F: Description du fonction

Mission :
 Assurer le suivi de la facturation et des comptes clients
 Assurer l’administration des contrats d’entretien et des domaines RH, Sécurité et Environnement

Tâches principales :
 Créer administrativement le client/appareil/contrat
 Etablir les factures et les notes de crédit
 Informer tous les services sur les « non-paiements »
 Faire les rappels de paiement avec les responsables des différents services
 Faire le suivi des « mises en demeure » et des litiges avec le directeur-gérant
 Préparer les ordonnances de paiement
 Effectuer la demande de libération des retenues de garantie
 Suivi des règlements CNS sur base des rapports de réception avec organisme de contrôle
 Etablir les plans de facturation pour le mode automatique
 Préparer les réconciliations des comptes client
 Mise à jour des contrats spécifiques/paiements
 Préparation et suivi des audits financiers externes
 Assurer l’obtention des agréments TVA à taux réduit
 Effectuer les relevés périodiques auprès de l’administration fiscale
 Enregistrement des nouveaux contrats et des avenants de contrat
 Informer sur les échéances de contrats
 Informer sur les appareils sans contrats
 Enregistrement des modifications de clients/contrats
 Accueil du nouveau personnel (signature des documents pour GSM, carte carburant, remise du Manuel de Sécurité, etc.)
 Création du dossier personnel des monteurs et techniciens
 Comptabiliser les pointages des techniciens et les transmettre à la fiduciaire et au département RH de tk Belgique
 Encoder les heures prestées sur chaque chantier NI&Wöhr&MOD
 Enregistrer les demandes de congés approuvées par le directeur-gérant
 Assurer le suivi des congés et des autres absence
 Réaliser les déclarations d’intempérie et les déclarations d’accident
 Envoi du planning congés/astreintes/absences au centre d’appel de dépannages
 Administration du parc de véhicules et des vêtements de travail
 Inscription des salariés dans les formations
 Suivi des fiches de présence aux formations
 Suivi des certificats ou attestations de formation
 Etablir le dossier de formation pour l’INFPC
 Remettre le dossier dans les délais prévus
 Participation active aux réunions Sécurité&Environnement

Administrative Officer H/F: Exigences du poste

Profil de compétences :
1. Analyse
2. Intégrité
3. Persévérance
4. Souci du détail
5. Bureautique
6. Collaboration
7. Confidentialité
8. Sens des priorités

Contacts :
Hiérarchique : Directeur-Gérant


Fonctionnel :
 Supervision “Assistante de gestion”
 Interne: tous les services
 Externe: clients, comptabilité tk Belgique, RH tk Belgique, fiduciaire, INFPC, SDK, AAA, CNS, Administration fiscale, call center

Conditions de travail

Merci d'envoyer vos candidatures à Mr Andreucci _ mandreucci@gorh.lu